9 caractéristiques attendues d’un service de paie parfait

Vous avez besoin d’externaliser la paie de votre entreprise ? Si OUI, voici un guide détaillé sur la façon de trouver un service de paie parfait pour une entreprise et combien cela coûte.

De nombreuses entreprises sont connues pour lutter contre les erreurs de paie au cours de leur vie. Il a été découvert que l’IRS pénalise chaque année environ un propriétaire d’entreprise sur trois pour des erreurs de paie en raison d’un dépôt inapproprié de taxes sur les salaires.

Même si les erreurs n’étaient pas si courantes, faire votre propre paie peut toujours vous coûter cher. Le temps et l’énergie précieux que vous consacrez à déterminer combien d’argent vous avez à donner pourraient être dépensés pour gagner cet argent, c’est pourquoi tant d’entreprises recherchent de l’aide en ce qui concerne leurs services de paie.

Qu’est-ce qu’une paie ?

Un logiciel de paie est utilisé pour concevoir, automatiser et gérer le processus de paiement des employés. Ce processus comprend le calcul des paiements, la retenue d’impôt sur les employés et le dépôt des paiements mensuels sur les comptes bancaires des employés, ou tout autre moyen que vous choisissez pour les payer.

Choisir le meilleur service de paie pour vos besoins peut vous aider à réduire les erreurs de paie au strict minimum. Encore une fois, un bon service de paie permettra, à tout le moins, d’obtenir des chèques à la fois à l’IRS et à vos employés, tout en soulageant la plupart du travail de vos épaules déjà stressées.

Dans ce guide, nous couvrirons tout ce que vous devez savoir sur le service de paie parfait, ce qu’offrent ces services, comment en choisir un et ce qu’ils coûtent.

Pourquoi avez-vous besoin d’un service de paie parfait ?

Il y a beaucoup de raisons pour lesquelles vous avez besoin d’un bon service de paie pour votre entreprise, et certaines de ces raisons incluent :

Pour aider au traitement de la paie

Le niveau d’erreur étant noté dans le traitement de la paie, de nombreux hommes d’affaires ont besoin d’aide pour leurs services de paie. Les services de paie en ligne calculent automatiquement combien les employés doivent être payés chaque jour de paie. Les systèmes tiennent compte des taux de salaire, des écarts de poste, des heures supplémentaires, des congés payés et des impôts ainsi que des déductions de la sécurité sociale et des prestations à eux seuls.

Livraison par paiement direct

Une autre charge de travail dont un service de paie vous soulage est de devoir verser directement des paiements ou des chèques de paie à vos employés. Un bon service de paie effectuera les paiements aux employés par dépôt direct, cartes de débit prépayées ou chèque papier, selon ce que vous préférez.

Déclarer et payer les charges sociales

Un bon service de paie vous aidera également à déduire et à retenir l’impôt sur les employés et à produire vos déclarations fiscales. Ces services peuvent retenir les impôts des employés, produire des rapports d’impôt sur les salaires trimestriels et payer des retenues d’impôt aux agences locales, étatiques et fédérales appropriées.

Ils émettent également des formulaires W-2 et 1099 aux employés à la fin de l’année. Certains services offrent une garantie sans erreur. Si une erreur est commise, ces sociétés de paie corrigeront l’erreur et paieront les amendes ou les intérêts encourus.

Ils donnent une alerte aux nouveaux employés

En gardant à l’esprit que les employeurs sont toujours très occupés et que de petits détails peuvent toujours échapper à leur mémoire, entraînant ainsi des amendes. Un bon service de paie vous aiderait à déclarer les nouvelles embauches au gouvernement en votre nom, vous soulageant ainsi du fardeau.

Il peut fournir des intégrations logicielles pour votre entreprise

Un bon service de paie doit pouvoir s’intégrer à une variété de programmes liés à la paie que votre entreprise utilise déjà, tels que des logiciels de comptabilité, des systèmes de gestion du temps et des présences et des logiciels de ressources humaines.

Aide à la gestion du temps des employés

Bon nombre de ces services de paie gèrent les congés payés en suivant le nombre de vacances et d’heures de maladie que les employés ont gagnées et combien ils ont utilisé. Certaines solutions de paie facilitent même le processus de demande et d’approbation des congés.

Ils fournissent la paie en déplacement

Un bon avantage que votre service de paie peut vous offrir est qu’il peut vous permettre de consulter votre paie en déplacement. De nombreux systèmes proposent des applications mobiles ou des sites Web adaptés aux mobiles qui permettent aux entreprises de gérer et d’exécuter la paie à partir de smartphones ou de tablettes. 

Ils fournissent également des rapports détaillés sur les salaires et la main-d’œuvre qui peuvent fournir un aperçu plus approfondi du fonctionnement d’une entreprise.

Vous obtenez une tonne de travail sur vos épaules

Le plus grand avantage des services de paie en ligne est que tout le travail – calculs de la paie, paiements des charges sociales, formulaires fiscaux de fin d’année, etc. – est effectué pour vous. Avec ces systèmes, votre paie peut généralement être exécutée en quelques minutes.

9 caractéristiques attendues d’un service de paie parfait

Lorsque vous envisagez d’obtenir un service de paie pour votre entreprise, vous devez garder à l’esprit que tous les fournisseurs de paie n’offrent pas le même niveau de service. Mais pour que votre service de paie vous serve de manière optimale, il doit avoir certaines caractéristiques. Certaines de ces fonctionnalités incluent ;

a.). Options de paiement multiples

L’une des choses que vous devez attendre de votre service de paie s’il veut mieux vous servir est qu’il dispose de plusieurs options de paiement. Avant d’opter pour le service, vous devez déterminer si le service offre plusieurs options de paiement comme le dépôt direct, les chèques papier ou les cartes de débit prépayées.

Vous devriez également voir si le fournisseur propose plusieurs taux de salaire, des paiements de saisie-arrêt, une gestion des congés payés, une administration des accidents du travail, une assurance-chômage et des rapports de paie détaillés.

b. Coût de fonctionnement

Gérer une entreprise coûte cher, vous devez donc utiliser tous les moyens pour réduire les coûts. Ainsi, lorsque vous choisissez un service de paie pour votre entreprise, vous devriez pouvoir en obtenir un qui vous offre un coût raisonnable. En plus du coût, vous devez déterminer si un contrat est requis pour le service.

De nombreux services fonctionnent sur une base mensuelle sans contrat à long terme, tandis que d’autres nécessitent des engagements annuels. Il est également important de déterminer si vous payez par mois ou par période de paie.

Selon la fréquence à laquelle vous exécutez la paie, le type de structure que vous choisissez peut avoir des implications financières importantes. Il y a toujours quelque chose pour tout le monde, c’est pourquoi vous devez choisir un logiciel qui convient le mieux à votre budget et qui possède toujours toutes les fonctionnalités essentielles.

c. Convivial 

Il ne sert à rien d’obtenir un service de paie qui s’avérerait difficile à utiliser pour vous et votre personnel. Ainsi, lorsque vous recherchez le service de paie parfait pour votre entreprise, essayez d’en trouver un qui soit très facile à utiliser. Il devrait avoir une interface qui vous permet de gérer la paie et d’ajouter des employés dans le système en quelques minutes.

Passer des heures à essayer de comprendre comment cela fonctionne ou toujours appeler la ligne d’assistance pour vous aider ne semble pas être une bonne idée. Optez plutôt pour celui qui vous permettra de payer vos employés, de leur envoyer des fiches de paie et d’envoyer automatiquement les données à votre système comptable en un rien de temps. 

Pour que votre service de paie soit considéré comme convivial, il doit avoir :

Une structure de menu intuitive

Texte lisible

Des boutons clairement étiquetés qui vous indiquent quoi faire (et ce qui se passera lorsque vous les appuierez).

Des couleurs vives

Un site adapté aux mobiles pour que vous puissiez gérer la paie où que vous soyez

Et surtout, un processus de paie simple

d. Capable de s’intégrer à d’autres applications logicielles 

Lorsque vous cherchez à obtenir l’application de paie parfaite, vous devez en rechercher une capable de fonctionner avec d’autres applications professionnelles que vous utilisez déjà sur votre lieu de travail, telles que les systèmes de gestion du temps et des présences et les logiciels de comptabilité.

e. Contrôle en interne

Un bon logiciel de paie ne nécessite aucune expertise particulière de votre part, vous n’avez donc plus besoin d’embaucher des personnes extérieures pour gérer votre paie à votre place. 

Vous économisez non seulement du temps et de l’argent lors de l’utilisation d’un logiciel de paie, vous avez le contrôle total de vos informations financières ainsi que de la confidentialité de vos données. Donc, une caractéristique que vous devez surveiller dans votre système de paie est de savoir si vous êtes capable de l’exécuter en interne.

f. Systèmes d’assistance éprouvés 

Une chose que vous devez rechercher dans un service de paie est celle qui est capable de fournir à votre entreprise l’assistance nécessaire lorsque vous en avez besoin. Vous devez vous renseigner pour savoir si vous disposerez d’un représentant de support dédié qui sera toujours votre point de contact principal.

g. Calculs faciles

Les petites entreprises passent beaucoup de temps à faire la paie chaque mois. Il faut de la précision pour payer aux employés le juste montant d’argent qu’ils ont gagné. L’utilisation d’un logiciel de paie automatise tous ces processus et élimine également la probabilité d’erreur dans les calculs. 

Avec le système de paie manuel à l’écart, le propriétaire de l’entreprise ou le personnel d’un compte peut se concentrer sur d’autres tâches. Le processus est productif et efficace pour économiser du temps et de l’argent.

h. Essai gratuit

Certains logiciels de paie proposent un essai gratuit afin que vous puissiez vous y retrouver sans frais. Un essai gratuit vous aide à savoir exactement ce que vous voulez acheter. Cela vous permettra de décider si le logiciel vous convient. De cette façon, vous n’êtes bloqué avec le logiciel que jusqu’à l’expiration de votre abonnement.

i.). Services supplémentaires

Certains fournisseurs de services de paie offrent une variété de services supplémentaires, tels que les ressources humaines, le libre-service pour les employés ainsi que l’administration des avantages sociaux et des régimes de retraite. Vous devez savoir si votre service de paie idéal les offre également, mais vous devez savoir qu’un service supplémentaire signifie un coût supplémentaire.