Le cœur d’une entreprise de tutorat réussie réside dans la qualité de vos tuteurs et le succès de vos efforts de marketing.
Dans une industrie où les recommandations de bouche à oreille de haute qualité valent leur pesant d’or, il est crucial de gérer votre réputation en tant qu’entreprise professionnelle et d’avoir la documentation à l’appui. Néanmoins, voici quelques aspects juridiques du démarrage de cette entreprise que vous devez prendre en compte de manière approfondie.
Structure juridique de l’entreprise
Selon votre état, vous aurez probablement besoin d’une licence commerciale. Il s’agit d’une exigence standard qui vous permet d’exploiter une entreprise dans votre communauté. Vous pouvez généralement postuler en ligne. En dehors de cela, la première chose à considérer lors du démarrage d’une entreprise est la structure juridique que votre entreprise devrait adopter.
Cela a des implications fiscales et autres, vous devriez donc demander conseil sur la meilleure structure juridique pour votre entreprise proposée, qu’il s’agisse d’une société à responsabilité limitée, d’une entreprise individuelle ou d’un partenariat. Il est préférable de commencer par quelque chose dont vous serez satisfait pendant un certain temps, car le changer signifiera créer de nouveaux contrats et processus.
Vérification des antécédents et référencement
Étant donné que vos tuteurs auront très probablement des contacts avec des enfants d’âge scolaire, vous devez effectuer une vérification du casier judiciaire pour chaque tuteur que vous embarquez, obtenir une copie de leur passeport et une preuve de leur droit légal de travailler aux États-Unis et dans tous diplômes et obtenir au moins deux références.
Notez que vous pouvez alors recommander immédiatement vos tuteurs aux clients en sachant parfaitement qu’ils sont qui ils prétendent être, qu’ils sont qualifiés pour enseigner dans les matières pertinentes et qu’ils sont en sécurité avec leurs enfants.
Accord de confidentialité
En outre, vous devez faire signer à chaque nouveau tuteur un accord de confidentialité, parfois appelé accord de non-divulgation (NDA), en particulier si vous ciblez des clients individuels fortunés. Cela ajoute une couche supplémentaire de confidentialité et de professionnalisme pour rassurer vos clients. Les tuteurs enseignent souvent dans l’environnement familial et peuvent découvrir des informations personnelles privées de la famille lors de visites à la maison.
Une NDA stipule que le tuteur ne divulguera aucune information confidentielle que le tuteur reçoit dans le cadre du tutorat ou de la prestation de services avec votre agence. La NDA sera entre vous et le tuteur, de sorte que certains clients voudront peut-être que le tuteur en signe une directement entre eux et le client également, mais au moins vous avez informé le tuteur de ses obligations de confidentialité dès le départ.
Accord du tuteur
Il est également très important d’avoir une convention de service que les tuteurs doivent signer soit lorsqu’ils rejoignent votre agence, soit au plus tard lorsqu’ils sont affectés à leur premier client. Vos tuteurs seront-ils des entrepreneurs indépendants de votre entreprise ou de vos employés ?
Allez-vous les payer chaque semaine ou chaque mois ? Exigez-vous que vos tuteurs travaillent exclusivement ou non exclusivement avec votre agence ? Seront-ils responsables de payer leur propre impôt? Combien de temps à l’avance doivent-ils vous donner s’ils ne peuvent pas assister à une session, etc. ?
Notez que les réponses à toutes ces questions doivent être consignées dans une convention signée par vous (au nom de votre agence) et le tuteur. Vous devriez faire examiner votre accord par un avocat pour vous assurer que toutes les bases sont couvertes. Cela ne doit pas nécessairement être coûteux et constituera un investissement à long terme si vous utilisez plusieurs tuteurs.
Termes et conditions du client
Même s’il ne s’agit que d’une seule leçon d’essai, vous devez toujours demander à vos clients d’accepter vos conditions générales, alors joignez-en une copie à votre pack de bienvenue. Vos termes et conditions définiront les conditions de paiement, par exemple 30 jours / avant la session, les coûts, la confidentialité, les délais d’annulation, etc.
En fonction de votre marché, ayez un « pack » pour les écoles et un pour les parents. Vous pouvez demander à quelqu’un de réviser ou de préparer certaines conditions générales pour quelques centaines de dollars et vous pourrez les réutiliser pour chaque client. C’est donc un investissement à long terme de les obtenir dès le départ.
Gardez à l’esprit qu’il existe des générateurs de documents en ligne où vous pouvez produire des termes et conditions d’affaires, bien qu’il soit en effet conseillé de les faire réviser par une personne qualifiée pour vous assurer que les termes spécifiques à votre entreprise et la nature de votre entreprise sont inclus. Vous pouvez également inclure une copie de votre NDA pour illustrer aux clients le fait que vous prenez leur confidentialité au sérieux.
Programmes
N’oubliez pas d’obtenir une copie de tous les programmes les plus récents afin de pouvoir y accéder facilement. Lorsque vous obtenez un nouveau client, vous pouvez alors vous renseigner auprès de l’école de l’enfant sur le programme qu’il étudie pour chaque matière et diriger vos tuteurs vers le programme approprié. Cela élimine le travail des mains du tuteur et des parents qui doivent rechercher le programme correct et supprime la possibilité d’erreurs ou de responsabilité potentielle incombant à vous ou à vos tuteurs.
Certificats
La plupart des États n’exigent pas de certification pour être tuteur. Mais si vous voulez que votre entreprise de tutorat réussisse, vous devez être qualifié, bien informé et compétent. Plus vous avez de références, plus vous offrez de valeur à vos étudiants et plus vous pouvez les facturer pour votre expertise.
Notez que le fait d’avoir un baccalauréat ou un diplôme d’études supérieures signifie que vous avez suffisamment de connaissances dans un domaine particulier, mais savoir comment enseigner efficacement ces informations est un ensemble distinct de compétences.
Assurance
Lorsque vous démarrez une entreprise de tutorat, vous avez beaucoup à l’esprit. C’est tout à fait compréhensible si vous n’avez pas beaucoup pensé (ou pas du tout) à l’assurance entreprise pour les tuteurs. Cependant, une assurance est nécessaire pour protéger votre entreprise de tutorat. Par exemple, si vous renversez et buvez sur le nouvel ordinateur portable d’un étudiant, la couverture de responsabilité civile générale de votre police pourrait payer la réparation ou le remplacement.
De plus, votre couverture de responsabilité professionnelle pourrait vous rembourser les frais juridiques si le parent d’un étudiant prétend que vous n’avez pas fourni les services que vous avez contractés.
Si vous voyagez pour rencontrer des étudiants en dehors de votre région, vous devrez peut-être également ajouter une assurance automobile commerciale à votre police. Les polices d’assurance automobile personnelle excluent généralement l’utilisation de votre véhicule à des fins commerciales, ce qui pourrait vous rendre responsable de toute perte financière.
Conclusion
Bien que vous puissiez facilement mettre une annonce dans le journal local et trouver des étudiants à encadrer, vous devez prendre votre temps pour établir un emplacement, une assurance appropriée, des licences et des informations d’identification avant de faire la publicité de votre entreprise de tutorat. Bien sûr, les questions juridiques sont importantes pour éviter de faire quelque chose d’illégal ou d’entrer dans des litiges de droit privé.
Bien que vous soyez un intermédiaire ou un référent entre le client et le tuteur, plus vous serez professionnel, plus vos clients vous feront confiance et vous vous démarquerez des autres entreprises de tutorat en ligne.