Vous dirigez une entreprise de construction et vous voulez éloigner les fantômes de votre masse salariale ? Si OUI, voici 20 conseils sûrs sur la façon d’empêcher les travailleurs fantômes de la construction.
Qu’est-ce qu’un travailleur fantôme ?
Les travailleurs fantômes sont simplement des employés qui reçoivent régulièrement leur salaire d’une entreprise mais qui ne travaillent pas pour ladite entreprise.
Les stratagèmes d’employés fantômes sont perpétrés par des employés de la paie qui créent de fausses identités avec de faux SSN, adresse, numéro de téléphone, etc. Quelle que soit la forme que prend un employé fantôme, il ne s’agit que d’un grand stratagème pour voler de l’argent à une entreprise.
Un employé fantôme peut également être une personne réelle, comme un membre de la famille, qui ne travaille pas dans l’entreprise mais qui perçoit le salaire et le partage avec le fraudeur ou garde l’intégralité du paiement pour lui-même.
20 conseils sûrs pour éviter les travailleurs fantômes dans votre entreprise de construction
En raison du grand nombre de variables qui influencent la manière dont la fraude d’employés fantômes est commise, il n’existe aucun moyen infaillible de l’empêcher ou de prendre les employés en flagrant délit. Cependant, il existe des mesures que vous pouvez prendre pour réduire votre risque :
Mener des audits d’employés fantômes
Dans la plupart des cas, les employés fantômes sont découverts par des audits approfondis de vos registres de paie. Vous devriez avoir quelqu’un dans votre entreprise de construction qui comparera régulièrement les registres de paie aux rapports de cartes de pointage et aux fichiers du personnel des employés pour rechercher des écarts tels que de faux employés, des numéros de sécurité sociale en double, des adresses en double ou des comptes bancaires en double.
Tâches de paie distinctes
Une autre chose que vous devez faire dans votre entreprise de construction pour éviter l’incidence des travailleurs fantômes est de vous assurer que les différentes parties de votre processus de paie sont gérées par des personnes différentes. Si quelqu’un est chargé d’autoriser les chèques, assurez-vous que quelqu’un d’autre est responsable de la distribution de ces chèques. Si quelqu’un a le pouvoir de créer/supprimer des employés dans le système de paie, assurez-vous que quelqu’un d’autre vérifie les changements.
Évaluer les politiques RH
Assurez-vous que votre personnel des RH et de la paie est parfaitement à jour sur vos politiques de RH, en particulier lorsqu’il s’agit d’ajouter et de supprimer des employés de votre liste de personnel. Cela aidera à empêcher que les informations des anciens employés soient utilisées pour la fraude d’employés fantômes.
Rendez votre paie plus difficile à falsifier
Si vous avez des employés rémunérés en fonction de leur temps, assurez-vous que vous avez mis en place des processus pour rendre difficile la falsification des enregistrements de temps. Idéalement, utilisez le suivi du temps automatisé lorsque les employés pointent à l’arrivée et au départ. Pour une protection supplémentaire, utilisez un système de suivi du temps avec une certaine forme de vérification d’identité intégrée.
Examiner les rapports de paie sur une base périodique
L’examen périodique des rapports de paie est une étape importante pour atténuer et détecter la fraude, et ce n’est pas quelque chose qui ne devrait être fait qu’une fois par an par le vérificateur. Avoir à l’esprit un nombre de contrôle du nombre total d’employés dans votre entreprise de construction constitue un bon point de départ pour cet examen.
À partir de là, cela peut être aussi simple que de parcourir les noms. Il convient de noter, pour une ségrégation appropriée, que cet examen doit être effectué par quelqu’un d’autre que ceux qui peuvent ajouter de nouveaux employés ou licencier les anciens.
Si votre paie ne change pas fréquemment, comme dans les cas où le nombre d’employés change de façon normale, vérifiez à chaque fois que vous exécutez la paie qu’elle est conforme à vos attentes. Examinez de près tout résultat anormal et sachez à quoi vous attendre lors de l’exécution de rapports.
Utiliser des règles de quart prédéfinies
Les règles de quart prédéfinies limitent la période pendant laquelle les travailleurs peuvent pointer à l’entrée et à la sortie du travail. S’ils essaient de le faire en dehors de la fenêtre de temps prédéfinie, le système ne les laissera pas faire. Des règles peuvent être définies pour des individus, des services ou l’entreprise dans son ensemble.
Utiliser l’authentification des utilisateurs
L’authentification de l’utilisateur élimine le pointage des copains en exigeant que les travailleurs produisent un identifiant unique lorsqu’ils pointent à l’entrée et à la sortie des quarts de travail. Selon la sophistication du système et s’il est capable de s’intégrer à n’importe quel matériel, tel qu’un scanner, cet identifiant peut être un badge d’identification, une empreinte digitale ou même une photo du visage du travailleur.
En ce qui concerne le système de paie lui-même, demandez à votre fournisseur s’il dispose de fonctionnalités pouvant signaler automatiquement les entrées susceptibles de poser problème. Ces caractéristiques sont assez courantes.
Vous devez également associer votre logiciel à des politiques de présence saines. Par exemple, une bonne pratique consiste à demander aux travailleurs qui manquent leur fenêtre approuvée de pointage d’entrée ou de sortie de demander une entrée manuelle à leur responsable. Le gestionnaire peut examiner les circonstances entourant les raisons pour lesquelles cet employé est arrivé en avance ou en retard et déterminer si l’entrée doit être autorisée ou non.
Examinez les autorisations d’utilisateur de votre système
Vous devriez pouvoir limiter l’accès de chaque utilisateur en fonction uniquement de ses besoins, afin que les employés de base ne puissent pas modifier leurs taux de rémunération. Vous pouvez également être en mesure de limiter le moment où les taux de rémunération peuvent être modifiés, par exemple, après des évaluations de performance.
Se débarrasser des chèques papier
Les chèques de paie physiques sont beaucoup plus faciles à falsifier et à voler que leurs homologues numériques, alors envisagez d’opter pour le dépôt direct ou la carte de paiement si vous ne l’avez pas déjà fait. Votre logiciel doit vous permettre de changer facilement de mode de paiement.
Créer des rapports d’exception
Le système comptable doit être conçu avec des contrôles qui mettent en évidence des résultats en dehors des paramètres normaux. Ceux-ci peuvent inclure :
Les ajouts ou suppressions de paies doivent générer un rapport automatique au superviseur concerné.
Le paiement d’heures supplémentaires ou de rémunération incitative qui dépasse les paramètres établis devrait générer un rapport d’exception.
Attention aux employés sans déductions
Un bon moyen de détecter les employés fantômes dans votre entreprise de construction est de rechercher toute personne qui a peu ou pas de retenues sur son salaire. Un agresseur se donne rarement la peine de créer un ensemble complet d’inscriptions aux avantages sociaux, d’autant plus que cela réduira le montant d’argent qu’il peut voler à l’employeur.
Distribution manuelle des chèques de paie
De temps en temps, vous devriez vous faire un devoir de distribuer les chèques de paie manuellement dans votre entreprise de construction. En mettant un point d’honneur à distribuer manuellement les chèques, votre organisation a une meilleure opportunité de détecter les employés fantômes.
Analyser des adresses ou des comptes de dépôt direct
Une autre chose que vous pouvez faire dans votre entreprise de construction pour éviter l’incidence des travailleurs fantômes est d’analyser les adresses ou les comptes de dépôt direct. Lors du processus d’examen des comptes et des adresses, votre organisation peut identifier des numéros de compte, des adresses ou des numéros de sécurité sociale en double pour plusieurs employés.
Analyse des retenues sur les chèques de paie
S’il y a des employés sur votre liste de paie qui ne font pas de retenue d’impôt ou d’autres déductions, il se peut qu’il s’agisse d’un employé fantôme. En analysant les dépôts directs, vous pouvez réduire la chicane de la paie en éliminant les chèques de paie papier et la possibilité d’altération, de falsification et de la plupart des vols, bien que cela n’empêche pas la mauvaise direction des dépôts vers des comptes non autorisés.
Examiner les chèques de paie qui ont une double approbation
Bien que la plupart d’entre elles soient légitimes, deux signatures pourraient signaler la falsification de l’endossement d’un employé décédé, que le voleur endosse également et dépose sur son propre compte.
Méfiez-vous des variations budgétaires de la masse salariale
Des coûts de main-d’œuvre supérieurs au budget peuvent indiquer des employés fantômes, vous devez donc vous méfier de toute variation imprévue de votre budget.
Utiliser la séparation des fonctions
Dans votre entreprise de construction, vous devez vous assurer qu’une grande partie des fonctions de paie ne sont pas confiées à une seule personne. S’assurer que les fonctions de préparation de la paie, de décaissement et de distribution sont séparées. Il devrait être appliqué des manières suivantes ;
Personne ne devrait être en mesure d’ajouter un nouvel employé à la liste de paie, de fixer les salaires, d’entrer le temps et de payer la personne.
Il devrait y avoir un rapprochement mensuel entre le livre de paie et la liste des employés des RH effectuée par une personne extérieure au service de la paie.
La personne autorisant un tirage de chèques ne devrait pas être autorisée à récupérer les chèques imprimés.
La fonction de comptabilité de paie doit être indépendante de la fonction de grand livre.
Le service informatique ne devrait pas avoir accès aux programmes d’application des ressources humaines ou de la paie.
18. Exécutez périodiquement les SSN de tous les employés sur le site Web de l’Administration de la sécurité sociale – en particulier de ceux qui occupent des postes sensibles – et effectuez un suivi avec une vérification des antécédents. D’autres sites Web pour vérifier l’identification des employés incluent E-verify ou le site Web de l’IRS. Cela vous aiderait à savoir qui est qui.
19. Utiliser un système de paiement qui oblige les employés à s’identifier
Si cela implique l’utilisation d’un système de balayage électronique, vérifiez si les deux mêmes personnes glissent systématiquement leurs cartes à peu près au même moment. Cela pourrait indiquer que quelqu’un passe le badge d’une deuxième personne sans que la deuxième personne ne se présente au travail.
Examiner à quel point les heures des employés sont cohérentes
Si les heures ne varient jamais, cela pourrait être un signal d’alarme signalant un employé fantôme parce que le fraudeur veut s’assurer que personne ne regarde cette personne ou ne dicte ce qui se passe.
Conclusion
Bien que le fléau des travailleurs fantômes ne disparaisse peut-être pas de sitôt, l’application de quelques-unes des mesures susmentionnées garantirait que vous débarrasser votre entreprise de construction de la menace des travailleurs fantômes.