Vous avez besoin d’externaliser la paie de votre entreprise ? Si OUI, voici un guide détaillé sur la façon de trouver un service de paie parfait pour une entreprise et combien cela coûte.
De nombreuses entreprises sont connues pour lutter contre les erreurs de paie au cours de leur vie. Il a été découvert que l’IRS pénalise chaque année environ un propriétaire d’entreprise sur trois pour des erreurs de paie en raison d’un dépôt inapproprié de taxes sur les salaires.
Même si les erreurs n’étaient pas si courantes, faire votre propre paie peut toujours vous coûter cher. Le temps et l’énergie précieux que vous consacrez à déterminer combien d’argent vous avez à donner pourraient être dépensés pour gagner cet argent, c’est pourquoi tant d’entreprises recherchent de l’aide en ce qui concerne leurs services de paie.
Qu’est-ce qu’une paie ?
Un logiciel de paie est utilisé pour concevoir, automatiser et gérer le processus de paiement des employés. Ce processus comprend le calcul des paiements, la retenue d’impôt sur les employés et le dépôt des paiements mensuels sur les comptes bancaires des employés, ou tout autre moyen que vous choisissez pour les payer.
Choisir le meilleur service de paie pour vos besoins peut vous aider à réduire les erreurs de paie au strict minimum. Encore une fois, un bon service de paie permettra, à tout le moins, d’obtenir des chèques à la fois à l’IRS et à vos employés, tout en soulageant la plupart du travail de vos épaules déjà stressées.
Dans ce guide, nous couvrirons tout ce que vous devez savoir sur le service de paie parfait, ce qu’offrent ces services, comment en choisir un et ce qu’ils coûtent.
Pourquoi avez-vous besoin d’un service de paie parfait ?
Il y a beaucoup de raisons pour lesquelles vous avez besoin d’un bon service de paie pour votre entreprise, et certaines de ces raisons incluent :
Pour aider au traitement de la paie
Le niveau d’erreur étant noté dans le traitement de la paie, de nombreux hommes d’affaires ont besoin d’aide pour leurs services de paie. Les services de paie en ligne calculent automatiquement combien les employés doivent être payés chaque jour de paie. Les systèmes tiennent compte des taux de salaire, des écarts de poste, des heures supplémentaires, des congés payés et des impôts ainsi que des déductions de la sécurité sociale et des prestations à eux seuls.
Livraison par paiement direct
Une autre charge de travail dont un service de paie vous soulage est de devoir verser directement des paiements ou des chèques de paie à vos employés. Un bon service de paie effectuera les paiements aux employés par dépôt direct, cartes de débit prépayées ou chèque papier, selon ce que vous préférez.
Déclarer et payer les charges sociales
Un bon service de paie vous aidera également à déduire et à retenir l’impôt sur les employés et à produire vos déclarations fiscales. Ces services peuvent retenir les impôts des employés, produire des rapports d’impôt sur les salaires trimestriels et payer des retenues d’impôt aux agences locales, étatiques et fédérales appropriées.
Ils émettent également des formulaires W-2 et 1099 aux employés à la fin de l’année. Certains services offrent une garantie sans erreur. Si une erreur est commise, ces sociétés de paie corrigeront l’erreur et paieront les amendes ou les intérêts encourus.
Ils donnent une alerte aux nouveaux employés
En gardant à l’esprit que les employeurs sont toujours très occupés et que de petits détails peuvent toujours échapper à leur mémoire, entraînant ainsi des amendes. Un bon service de paie vous aiderait à déclarer les nouvelles embauches au gouvernement en votre nom, vous soulageant ainsi du fardeau.
Il peut fournir des intégrations logicielles pour votre entreprise
Un bon service de paie doit pouvoir s’intégrer à une variété de programmes liés à la paie que votre entreprise utilise déjà, tels que des logiciels de comptabilité, des systèmes de gestion du temps et des présences et des logiciels de ressources humaines.
Aide à la gestion du temps des employés
Bon nombre de ces services de paie gèrent les congés payés en suivant le nombre de vacances et d’heures de maladie que les employés ont gagnées et combien ils ont utilisé. Certaines solutions de paie facilitent même le processus de demande et d’approbation des congés.
Ils fournissent la paie en déplacement
Un bon avantage que votre service de paie peut vous offrir est qu’il peut vous permettre de consulter votre paie en déplacement. De nombreux systèmes proposent des applications mobiles ou des sites Web adaptés aux mobiles qui permettent aux entreprises de gérer et d’exécuter la paie à partir de smartphones ou de tablettes.
Ils fournissent également des rapports détaillés sur les salaires et la main-d’œuvre qui peuvent fournir un aperçu plus approfondi du fonctionnement d’une entreprise.
Vous obtenez une tonne de travail sur vos épaules
Le plus grand avantage des services de paie en ligne est que tout le travail – calculs de la paie, paiements des charges sociales, formulaires fiscaux de fin d’année, etc. – est effectué pour vous. Avec ces systèmes, votre paie peut généralement être exécutée en quelques minutes.
Comment choisir un service de paie parfait pour votre entreprise
Après avoir su à quoi s’attendre du service de paie que vous souhaitez et les fonctionnalités que vous devez rechercher, il est maintenant temps de savoir comment vous assurer que vous choisissez le service de paie parfait pour vous.
Faites votre liste de paie
Avant de magasiner pour un fournisseur de paie, la première chose à faire est de dresser une liste de vos besoins actuels en matière de paie. Il s’agit de tous les services que votre société de paie doit vous offrir.
La majorité des services demandés par les entreprises comprennent :
Déposer des rapports de paie et des taxes d’État et fédérales
Classer et envoyer aux employés leurs W-2
Dépôt direct et traitement des chèques
Payer 1099 entrepreneurs et déposer 1099s
Cycles de paie hors cycle
Retenues fiscales supplémentaires
Ajouter des primes ou des commissions au salaire d’un travailleur
Après avoir défini les principaux services dont vous avez besoin pour le moment, vous devrez peut-être également créer une liste de souhaits de paie dont vous aurez besoin dans un an, dans trois ans et dans cinq ans.
Vous devriez commencer à vous demander si vous souhaitez offrir l’un de ces avantages à l’avenir :
Congés et congés maladie
Avantages pour la santé
Retirement plans
Assurance vie et invalidité
Correspondance des dons
Avantages pour les navetteurs, etc.
Idéalement, un bon fournisseur de services de paie devrait vous donner la possibilité d’ajouter des services au fur et à mesure que votre entreprise se développe. Cela vous donne la possibilité de vous développer à votre rythme et de ne pas payer pour des services que vous n’utilisez pas.
Essaye-le
Une façon de vous assurer que le service de paie que vous avez l’intention de souscrire promet de ce qu’il peut offrir est de le prendre pour un essai routier. C’est la seule façon de savoir si ce qu’on vous a dit est la vérité ou non.
Pour ce faire, demandez à l’entreprise si elle peut vous accorder une période d’essai. Plusieurs fois, les sociétés de paie ont des versions d’essai de leur logiciel de paie disponibles pour les clients. Cette version d’essai devrait pouvoir répondre à toutes vos questions.
Lorsque vous utilisez le service ou l’option d’essai, vous devez savoir si ;
Vous pouvez naviguer dans le backend et suivre toutes les étapes par vous-même
Vous pouvez comprendre toute la terminologie utilisée ou fournissent-ils des explications simples
Le système trop robuste pour la taille de votre entreprise. Y a-t-il des fonctionnalités qui ne s’appliquent pas à une équipe de votre taille ?
Il y a une fonction de chat en direct. Cette fonctionnalité est très utile si c’est la première fois que vous utilisez un logiciel de paie.
Il existe des articles d’aide ou une base de connaissances facilement disponibles
Si l’expérience vous fait tourner la tête, vous devez rechercher une option destinée aux petites entreprises.
Mais si l’entreprise que vous avez l’intention de choisir ne propose pas de version d’essai, vous n’êtes pas obligé d’abandonner l’entreprise. Il existe d’autres façons de faire vos découvertes. La première chose à faire est de trouver certains de leurs clients et de leur poser des questions sur le service qui leur est fourni. Vous devriez leur poser des questions sur la réactivité, la précision et comment ce service se compare à d’autres qu’ils ont utilisés dans le passé.
Lisez un mélange de bonnes et de mauvaises critiques sur l’entreprise en gardant un œil sur la façon dont les gens aiment les fonctionnalités qui comptent le plus pour vous. Essayez également de savoir si les personnes qui examinent le logiciel sont confrontées à des défis similaires aux vôtres.
Par exemple, si l’évaluateur est propriétaire d’un restaurant, il peut être préoccupé par des choses comme le signalement de conseils qui pourraient ne pas s’appliquer à vous si tous vos employés sont salariés (ou vice versa). Vous pouvez également trouver des critiques de réviseurs professionnels qui ont une bonne perspective sur toutes les options disponibles.
Vérifiez leur service client
Une autre chose qu’il vous est recommandé de faire pour vous permettre de choisir le service de paie parfait est d’appeler leur service client pour voir qui vous obtenez sur l’autre ligne. En fait, vous devez appeler toutes leurs lignes pour voir si leur service client est rapide et efficace.
L’entreprise doit disposer d’un excellent service client qui garantit que vos questions sont traitées, que vous fournissez une assistance et que vos besoins sont satisfaits. Si vous êtes laissé en attente pendant plus de 30 minutes, éloignez-vous.
4. Notez la fréquence des pannes
Les services de paie en ligne sont basés sur le cloud, ce qui met les entreprises à la merci du fournisseur de paie pour le maintenir opérationnel. Assurez-vous de demander si le fournisseur a de nombreuses pannes et à quelle fréquence il est en panne pour maintenance.
5. Demander leur devis
Une autre chose que vous devez faire lorsque vous recherchez le service de paie parfait pour votre entreprise est de demander leur devis. Vous avez besoin de ce devis pour vous assurer que vous pouvez vous permettre les services qui vous sont fournis et qu’il n’y a pas de frais cachés.
Vous devriez certainement obtenir un devis qui comprend les frais pour tous les services que vous avez planifiés. Obtenez un devis pour cette année et la suivante. Ainsi, si les tarifs changent au fil du temps, vous saurez si le service respectera ou non votre budget.
Décidez si vous aurez besoin ou non d’une entreprise capable de gérer différents impôts nationaux et fédéraux. Vous avez besoin de services en ressources humaines en plus de la paie? Combien pouvez-vous vous permettre de payer pour le service? Proposerez-vous aux employés des 401(k)s et d’autres déductions ? À quelle fréquence voulez-vous émettre des chèques de paie ?
Si ces questions vous ont aidé à affiner vos options, il est recommandé d’effectuer une recherche de commentaires en ligne ou de parcourir les rapports des consommateurs pour vous assurer que l’entreprise que vous avez en tête n’est pas embourbée par des tonnes de griefs provenant de leurs clients, tous deux anciens et nouveau. C’est en fait un drapeau rouge que vous devriez décoller.