Vous dirigez une entreprise de construction et vous voulez éloigner les fantômes de votre masse salariale ? Si OUI, voici des conseils sûrs sur la façon d’empêcher les travailleurs fantômes de la construction.
Qu’est-ce qu’un travailleur fantôme ?
Les travailleurs fantômes sont simplement des employés qui reçoivent régulièrement leur salaire d’une entreprise mais qui ne travaillent pas pour ladite entreprise.
Les stratagèmes d’employés fantômes sont perpétrés par des employés de la paie qui créent de fausses identités avec de faux SSN, adresse, numéro de téléphone, etc. Quelle que soit la forme que prend un employé fantôme, il ne s’agit que d’un grand stratagème pour voler de l’argent à une entreprise.
Un employé fantôme peut également être une personne réelle, comme un membre de la famille, qui ne travaille pas dans l’entreprise mais qui perçoit le salaire et le partage avec le fraudeur ou garde l’intégralité du paiement pour lui-même.
Le phénomène des travailleurs fantômes est réel dans l’industrie de la construction où vous avez généralement beaucoup de personnes sur la liste de paie à tout moment. En raison des nombreux entrepreneurs, employés à temps plein et ponctuels à payer à tout moment dans l’industrie de la construction, il est généralement difficile de suivre leurs paiements. Il a été observé que les travailleurs fantômes sont plus répandus dans les grandes organisations que dans les plus petites où ils peuvent être facilement détectés.
Le phénomène des travailleurs fantômes est l’une des fraudes salariales les plus courantes que l’on puisse trouver dans le secteur de la construction. Cette méthode de fraude peut se manifester de nombreuses manières, notamment :
Gestionnaire de la paie mécontent – Si une entreprise de construction a un gestionnaire de la paie qui n’est pas satisfait et pense qu’il mérite une compensation supplémentaire, il lui serait assez facile de modifier les registres de paie pour créer un nouvel employé fictif et collecter le chèque de cet employé pour eux-mêmes. Cela est particulièrement vrai si le gestionnaire de la paie a un accès illimité et non surveillé au système de paie.
Fraude à plusieurs employés – Il s’agit d’une autre façon dont la fraude des travailleurs fantômes peut se manifester dans une entreprise de construction. Avec un processus de paie plus complexe, ou si l’employé n’a pas d’accès direct au système de paie, plusieurs employés peuvent conspirer pour frauder le système, puis partager l’argent qu’ils détournent. En règle générale, un employé aura une sorte de rôle dans la vérification et l’autorisation de la paie afin de pouvoir signer des feuilles de temps falsifiées.
Rémunération de la famille/des amis – Un employé peut créer un enregistrement dans le système de paie pour un membre de la famille ou un ami afin qu’il reçoive un chèque de paie de l’entreprise. Dans ce cas, l’employé réel peut ou non-recevoir une part de ce chèque de paie.
Les programmes d’employés fantômes peuvent aller de la simple saisie de données (surtout si le faux employé reçoit un salaire) à la manipulation complexe de fausses feuilles de temps et à la redirection des paiements. Si vous ne surveillez pas de près la paie dans votre entreprise de construction, ce type de fraude peut souvent passer inaperçu pendant un bon bout de temps et il suffit de saigner une entreprise de millions de dollars.
Drapeaux rouges qui peuvent indiquer des travailleurs fantômes dans votre entreprise de construction
a. Anomalies des informations sur les employés. Il y a quelques anomalies que vous pouvez remarquer dans votre entreprise de construction et cela vous indiquera que vous avez un problème de travailleur fantôme. Si le numéro de sécurité sociale (SSN) d’un employé n’est pas répertorié ou si plusieurs employés ont le même SSN, cela indique une chose, c’est la fraude. Encore une fois, s’il y a plusieurs changements d’adresse au cours d’une année, vous devriez vous méfier.
b. Anomalies du registre de paie pour les dépôts directs. Cela se produit lorsque le même numéro de compte bancaire est utilisé pour plusieurs employés, indiquant potentiellement que le chèque de paie d’un employé fantôme est déposé sur le même compte qu’un autre employé. Ceci est un autre drapeau rouge à noter. Plusieurs comptes bancaires pour le chèque de paie d’un employé pourraient potentiellement indiquer que le chèque de paie d’un employé fantôme est partagé entre des co-conspirateurs.
c. Anomalies des chèques de paie. Si, pendant le paiement dans votre entreprise de construction et que plusieurs chèques sont émis à un employé au cours d’une même période de paie, ou si une image du chèque de paie montre qu’il a été endossé par une personne portant un nom différent de celui du bénéficiaire, alors vous pouvez avoir un problème sur vos mains.
d. Anomalies de bonus ou d’augmentation de salaire. Si vous remarquez à tout moment qu’un employé reçoit une prime différente de la distribution de prime typique de l’entreprise, ou qu’un employé reçoit plusieurs augmentations de salaire au cours d’une année, alors c’est une cause à étudier.
e. Tendances des congés des employés. Un employé n’a pris aucun congé payé ou congé de maladie pendant une année entière, ou la personne qui traite la paie ne prend jamais de vacances. Les vacances forcées ou la rotation des tâches sont un contrôle efficace, a déclaré Wilder.